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新冠疫情来袭 金山文档助力高效远程办公

发布时间:2020-01-31 19:33:32  来源:互联网    背景:

  据国家卫健委统计,截至1月30日24时,国家卫生健康委收到31个省(自治区、直辖市)和新疆生产建设兵团累计报告确诊病例9692例。疫情面前,国务院办公厅也于1月27日发布了关于延长2020年春节假期的通知。将春节假期延至2月2日,许多职场人将要开启在家远程办公模式。

  远程办公对于沟通效率,文件协作,以及信息安全都有着极高的要求。同时,也对职场人存在诸多挑战。金山办公旗下的多人实时协作的在线办公工具——金山文档,能够在疫情期间,使在家办公的职场人实现及时、高效,方便、安全等需求。

  据悉,面对远程办公,金山文档能够实现在异地互相不见面的会议上,提高沟通效率;文件之间的来往反馈做到及时性;保证信息安全;科学规划每天工作,以及合理进行成果验收。

  多人异地开会:远程沟通、项目会议,工作汇报

  异地会议对开视频会议对网络要求较高,开微信语音会通常只支持9个人,偶尔会看不到对方讲的重点在哪。在使用金山文档点击进入会议模式后,选择【邀请成员】,然后可以通过二维码或者复制链接邀请需要参加本次会议的人进来,手机与电脑都可以参加会议。

  无论PPT翻到哪里,所有成员的手机电脑上就会自动同步翻到哪里。即便远在千里之外,也能体验现场沟通的效果。

  并且,点击旁边的【加入通话】,直接一键语音加入会议,配合激光笔在PPT上标记重点,声画合一,虽然远在天边依然可以掌控全场。需要注意的是,会议功能请在金山文档内使用(PPT,PDF,文字,表格等文档都可以异地同步演示)。

  待办任务安排:任务指派,进度同步,会议提醒

  异地办公最大的问题之一是,不在办公室环境下,产生低效率现象。明确的工作计划安排、日程规划才是异地办公可以正常维持的基础。

  使用金山待办,与自己小组的成员创建「共享任务分组」,在组内创建完需要处理的任务后,可快速分配给各组员。

  分组内,组员间可以实时同步任务进度,通过设置任务优先级,提醒时间,人员参与能极大的减少任务督促、进度跟进的成本。

  目前「金山待办」已经支持手机、电脑端的信息同步,不管是用手机还是电脑,都可以随时随地可以设置待办任务,以及收到待办任务的提醒,和查看看到最新的待办进度。

  金山文档待办手机版请扫描下方二维码,电脑版请浏览器打开网址todo.wps.cn。

  团队文件管理:存储文件,提交日报,共享资料

  异地办公经常有文件交流沟通,如果在微信群或QQ群都发送文件,没过多久文件就会被刷屏不知所踪,寻找文件耗时过长。而且,团队往往会有共享查文件的需求。

  解决这个问题只需要在金山文档创建一个【共享文档办公室】。在“我的文档”新建文件夹后,邀请成员加入,团队成员就都可以在文件夹共享查看编辑文件。

  一个小组需要每天更新工作日报?老师要收作业?直接把成员拉一个共享文件夹然后在里面更新即可,方便所有成员记录工作成果。并且可以通过设置权限,在方便工作的同时保护文档安全。

  创建共享文件夹在金山文档网页版,可直接在浏览器打开kdocs.cn。

  多人协作编辑:审核修改文件,多人填表,共写文件

  作为一款在线协作文档,金山文档还可以多人同时编辑文件。

  例如,需要对方帮忙审核稿子时,许多人还在用“反复收发文件”的传统办法。

  而在金山文档内,给文件开启修订权限,对方就能直接评论给出意见,所有的沟通都在一篇文档里搞定,再也不用反复收发文件,大大简化了沟通流程,提升了沟通效率。

  并且,金山文档同样打通手机和电脑,手机金山文档小程序还支持语音评论,点击「话筒」按钮,然后直接通过语音给对方提出修改意见。

  另外为了方便大家在家远程办公,金山文档现开放“365人同时协作编辑的在线文档/表格/幻灯片”,还特地加急上线了近600套协作模板。

  包括文字,表格,PPT等各类工作常用模板,并且通通免费!就算在家用新电脑办公也可以迅速提高效率。

  多人信息统计:收集数据,隐私安全,快速高效

  员工在家办公期间,公司依然会实时统计员工健康状况,定时收集一些销售数据,日常的工作汇报等等。

  使用WPS表单,你只需要:1、创建新表单。2、把链接发给需要填写的微信群/QQ群或个人。3、坐等数据自动汇总到一个表格。

  因为填写用户之间互相不可见,只有收集者才能看到,从源头上控制信息安全。且因为填写者互不干扰,收集者可以在1分钟收集回成百上千的信息,十分快速。所收集的数据会智能汇总成一个在线表格,方便统计人做筛选编辑等二次操作。

  使用此功能,请在手机WPS表单直微信搜索小程序,电脑版请浏览器打开网址f.wps.cn。

  如何打开金山文档?电脑浏览器搜索金山文档(非WPS,请切记),打开【金山文档】,点击免费使用,登录后即可。通常第一个搜索结果即是。

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